Як написати комерційну пропозицію за 12 кроків

Ваша мета — це залучення нових клієнтів та розширення свого бізнесу? Тоді вам потрібно знати, як грамотно написати комерційну пропозицію, яка дозволить вам укласти багато угод. Комерційна пропозиція — це документ, який буде одним серед багатьох, які отримає ваш потенційний клієнт, тому важливо грамотно його оформити.

Чи знаєте ви, що ділові пропозиції у більшості випадків не залежать лише від ціни? Ви повинні бути короткими, переконливими та дотримуватися логічної структури. У цій статті ми розберемо як правильно скласти комерційну пропозицію.

У більшості випадків ділові пропозиції пишуться у відповідь на звернення до потенційного клієнта (формально чи неофіційно). Ви можете написати пропозицію з нуля в документі Word, із шаблону або за допомогою спеціальних додатків для пропозицій. Якщо ви оберете додатки, ви зможете відстежувати показники (наприклад, кількість відкриттів пропозиції) або встановлювати автоматичне нагадування. Який би метод ви не вибрали, варто ознайомитися з у написанні комерційної пропозиції, які найчастіше використовуються.

Ділова пропозиція зазвичай складається з таких елементів, як:

• титульна сторінка;
• зміст;
• керівне резюме;
• розділ проєкту;
• портфоліо;
• прайс.

Не говоріть забагато про себе. Ця тактика добре працює на для прес-релізах, але не працює на ділових пропозиціях. Демонструйте релевантні результати, яких ви досягли з попередніми клієнтами, і покажіть, що отримає ваш новий потенційний клієнт у результаті вашої роботи.

Проаналізуйте кому ви хочете надіслати пропозицію

Переконайтеся, що ви володієте інформацією про потенційного клієнта:

• цілі та бізнес-завдання;
• “болі” клієнта;
• комунікаційні переваги (тобто знайти підхід до нього);
• бюджет, який може його задовольнити.

Обов’язково адаптуйте кожну пропозицію для кожної організації.

Створіть заголовок чи титульну сторінку

Ваш титульний лист або обкладинка – це перше враження про вашу комерційну пропозицію.

Що має містити ваша пропозиція:

• назва вашої компанії, логотип та контактна інформація;
• назва компанії потенційного клієнта, логотип та контактна інформація;
• дата подання листа;
• назва та опис проєкту;
• ім’я людини, якій ви надсилаєте пропозицію;
• бонус: відгук одного з ваших клієнтів.

Зробіть ваш лист професійним та креативним, щоб ваша пропозиція вирізнялась серед усіх інших.

Створіть зміст

Комерційні пропозиції зазвичай займають 11 сторінок та розбиті на 7 розділів. Забезпечте ваших потенційних клієнтів швидким доступом до потрібної інформації. У компанії потенційного клієнта, швидше за все, до процесу прийняття рішень буде залучено декілька людей. Зміст у документі дозволить потенційному клієнту швидко знаходити конкретну інформацію, коли це необхідно.

Напишіть коротке резюме

Ваше резюме має коротко представити потенційному клієнту вашу компанію та те, як ви можете допомогти йому розв’язувати проблему. Цю сторінку найбільше беруть до уваги, тому переконайтеся, що вона містить усі необхідні відомості, які прискорять процес розгляду вашої пропозиції. Резюме має бути написано у діловому стилі, уникайте жаргонів та нецензурної лексики.

Для підвищення свого авторитету, перерахуйте нагороди та досягнення вашої компанії у вигляді інфографіки або картинок. Максимально виділіть пів сторінки або близько 200-300 слів.

Змоделюйте проблему та рішення

Змоделюйте та пишіть можливі проблеми з якими може зіткнутися ваш потенційний клієнт. Використовуйте результати дослідження аудиторії, щоб створити індивідуальне рішення, яке буде відповідати його потребам. Почніть з опису поточної ситуації, а потім з’єднайте її з пропонованим рішенням. Також, зазначте результати вашого минулого досвіду та успіхів. Бажаний розмір близько 400-500 слів. Використовуйте будь-який з наступних елементів підтримки продажу у цьому розділі:

• опишіть попередні результати;
• вкажіть орієнтовну вартість та зробіть акцент на економію часу;
• прогнозуйте результати;
• додайте візуалізацію (картинки, інфографіки або відео);
• підтримуючі дані з галузі;
• огляди та відгуки.

Ви можете посилатися на відповідну статистику або дослідження з одного з ваших офіційних документів, щоб показати авторитетність.

Додайте свої кейси

Прикріплення кейсів є дуже важливим. Виділіть лише свої найкращі проєкти, які пов’язані з діяльністю компанії потенційного клієнта. Ви можете додати своє портфоліо у вигляді скріншотів або додати посилання на хмарні сховища. В ідеалі продемонструйте 2-3 кейси у своїй комерційній пропозиції.

Продемонструйте прогнозовані результати та терміни

У результатах варто вказати графік роботи та дедлайн. У розділі результатів слід вказати графік того, як і коли ви завершите проєкт. Поділіть його за завданнями, датами початку, датами закінчення, відомостями про затвердження та загальною тривалістю. Тобто напишіть скільки часу займе проєкт і скільки часу буде потрібно для кожного завдання.

Також можете вказати, як часто ви будете спілкуватися зі своїм клієнтом, скільки часу знадобиться, для отримання зворотного зв’язку. Переконайтеся, що терміни є реалістичними, і врахуйте будь-які свята або інші події, які можуть затримати прогрес.

Сторінка вартості

Ця сторінка може стати одним із головних вирішальних факторів для того, щоб потенційні клієнти обрали саме вас.

Сторінка вартості є другою за пріоритетністю сторінкою комерційної пропозиції. Вам потрібно вказати загальну вартість проєкту та вказати:

• Назва послуги.
• Ціна за послугу.
• Кількість.
• Податки.
• Проміжний підсумок.
• Знижки (Будьте дуже обережні з цією тактикою — дані показують, що пропозиції зі знижкою мають набагато нижчий коефіцієнт укладання угоди).
• Загальна вартість.

Пропишіть свої положення та умови

Ця частина стосується захисту, вашого бізнесу та ваших клієнтів.

Варто вказати: графіки платежів, угоди про конфіденційність, дозволені зміни або інформацію про гарантії. Додайте будь-які витрати, які можуть виникнути через зміну обсягу надання послуги. Пропишіть форс-мажорні обставини.

Додайте сторінку «Про нашу команду»/«Про нас»

Сторінка «Про нас» – це місце, де ви можете встановити особистий зв’язок із потенційним клієнтом.

Ви можете використати частину вмісту сторінки «Про нас» вашого з веб-сайту, наприклад історію компанії чи заяву про місію. Це чудовий шанс показати, що ви та ваша команда ідеально підходить для їхнього проєкту, тому обов’язково додайте коротку біографію всіх учасників.

Додайте нагороди, сертифікати чи інші відповідні досягнення для кожного члена команди.

Перерахуйте їх досвід та сильні сторони, бо це може допомогти потенційним клієнтам уявити, як справжні професіонали будуть займатися цією справою.

Відредагуйте свою бізнес-пропозицію

В середньому комерційні пропозиції потенційні клієнти переглядають 7 разів.

Ось чому важливо приділяти особливу увагу процесу редагування та гарантувати, що ви передаєте бездоганний професійний документ.

Складіть для себе контрольний список для перегляду:

• Друкарські помилки.
• Граматичні та орфографічні помилки.
• Форматування.
• Терміни, абревіатури або жаргон, які можуть бути незрозумілими.
• Деталі щодо витрат.

Надішліть свою пропозицію вже підписану вашою компанією. Таким чином, єдине, що залишається зробити для вашого потенційного клієнта, це підписати його самостійно.

Розробіть свою комерційну пропозицію

Почніть із застосування теми дизайну до пропозиції. Якщо ви використовуєте Word або PowerPoint, знайдіть розділ шаблонів або дизайну.

Платформи генераторів пропозицій матимуть власні шаблони, які можна налаштувати.

Якщо ви хочете виграти тендер, то при створенні комерційних пропозицій варто використовувати певну палітру дизайну потенційного клієнта, це викличе знайомий вигляд і відчуття у нього та підвищить шанси перейти до наступного кроку.

Думка від експерта

Перед публікацією ми показали цю статтю відомому українському фахівцю зі створення комерційних пропозицій — Денису Каплунову, засновнику агенції Kaplunoff Communications, автору 8 книг-бестселерів. Попросили Дениса надати кілька коментарів щодо сучасних форматів КП.

Передаємо слово Денису…

Комерційна пропозиція не є типовим документом. Особливості її складання завжди залежать від передісторії, специфіки об’єкта пропозиції, прийнятного формату та здорового глузду.

Наприклад, є такий формат як Onepager. Комерційна пропозиція на одну сторінку. Бізнесмени та decision makers не люблять читати багато сторінок. Особливо, коли всю суть можна передати максимально стисло.

У яких ситуаціях доречний формат Onepager?

• КП за підсумками зустрічі із клієнтом. Надається конкретний план дій, цінова пропозиція, інші умови співробітництва.
• КП зрозумілого товару/послуги. Актуально, коли пропонуються товари та послуги, наближені до статусу «перша необхідність».
• КП для пролонгації співробітництва. Створюється в форматі звіту про результати співпраці з пропозицією її розвинути.
• КП з акційним оффером. Пропонується співробітництво за більш привабливими умовами (як своїм, так і новим клієнтам).
• КП «Топ топу». Особистий лист/повідомлення однієї першої особи іншій першій особі.

Також на ринку з’явився формат mobile-friendly комерційної пропозиції (деякі клієнти її називають «вертикальною презентацією»). Це коли КП спеціально верстається для відображення у смартфонах.

Адаптується під усі месенджери. Займає небагато місця (до 2 Мб). Може містити інтерактивні посилання. Може надсилатися за допомогою чат-бота. Варіантів маса. Миттєво привертає увагу через нестандартний формат КП. Відмінно працює, коли одержувач КП — сучасна, прогресивна та digital-орієнтована особистість.

Третій варіант — не надсилати КП, а домовлятися з клієнтом про онлайн-зустріч за допомогою відеозв’язку. Відкривати КП на ПК, вмикати демонстрацію екрана й супроводжувати КП особистою презентацією. Такий формат комунікації прискорює домовленості, бо ви зможете відповісти на запитання клієнтів, обробити заперечення та навіть досягти компромісу «в реальному часі».

Висновки

Тож, грамотно написати комерційну пропозицію — це мистецтво.

Ви повинні надати багато інформації потенційному клієнту та утримувати зацікавленість читача вашою пропозицією.

Це цілком можливо, коли ви знаєте, що варто оптимізувати для найкращих результатів.

Підсумовуючи, ви повинні зрозуміти, як потенційний клієнт сприймає цінність свого продукту чи послуги, а потім адаптувати свій вміст до того, як ви можете забезпечити цю цінність.

Розкажіть про свою команду, покажіть кейси, нагороди чи досвід, щоб налагодити особистий зв’язок із потенційним клієнтом.

Створіть свою пропозицію з урахуванням галузі та бренду клієнта. Це допоможе прискорити процес і значно збільшити ставки підписання угоди.

Успіхів!